2008年6月9日星期一

打雀英雄傳<一>

無論是PMP證照課程還是個別機構的專案管理培訓,學員經常會問到:「專案管理是不是專為資訊科技業而設的呢?」、「理論一大堆,考試是沒有問題,但實用 嘛?!有沒有什麼實際一點的例子可以說來聽聽?」每次碰到類似的問題,老仙都會試圖用與學員背景相關的例子去講解相關課題。問題是無論如何努力,總是無法 滿足所有學員的需要,畢竟「隔行如隔山」,再簡單的例子也不是每個人能夠理解和認同的。

不過,「皇天不負有心人」,老仙忽發奇想,終於想到了一個很多人都熟悉而又易明的「專案」項目---打麻雀(註:廣東話麻雀即麻將)。

什麼!打麻雀(註:即麻將)也算是專案?對的,標題正是七、八十年代香港歌神許冠傑的一首名曲,他有兩首名曲有趣生動地描述了華人熱愛的搓麻將活動,這正好給了老仙啟示,用它來講解專案項目各種實用技巧,最能令不同行業的人心領神會,豁然開朗。

老仙就用打麻雀這項活動來檢視一下PMP對專案(Project)的定義,看看它是不是具有「唯一性」(unique)、「時限性」(with start and end date)和「需要不時監控跟進」(progressive elaborate)。首先,先不說每次參與的人或許不同,縱使每次也是相同的人員,但每一場「比賽」的過程與結果都不會相同;無論是短途(4圈),還是 長途賽(48圈),賽事還是有始有終的;而每場賽事過程中,你總是會因應當時的處境而衍生一套相應的對策,這完全符合了專案的定義。至於產出嘛!當然是因 應項目本身的定位了(仙按:不單純是以贏錢為目的的,下回就讓老仙和大家分享不一樣「專案」計劃)。既然如此,我們便可以好好地檢討一下這個「生活化專 案」所涉獵的實用技巧了。

今回暫且不談複雜的「專案」,先以一局比喻一般的短期項目,看看局中玄機。

引「打雀英雄傳」的歌詞:「留二索扣六索、一摸三七索、再卒一九五八認真泡、求六索上二索、認真化鬼學、諗起(卡窿)一講就(嚟)、轉手摸一索、等黐三索、啱七索就叫六九索、求六索有六索、敲崩檯角、呢舖真係代表作」(翻譯:簡單地說,就是一開始13張牌時只有兩張條(索)子,最後胡出清一色的奇牌(局)。)

以下讓我們一一解析麻將和專案之間的相似性。

留二索扣六索(按:在情況不明時,將二條和六條先留住)

此為「專案」之始,任誰都不能夠確切掌握專案的狀況,不要說是否能順利完成專案期望(deliverable-胡出),甚至連一般部署都是有點難以判斷, 除此之外,又需要因應(progressive elaborate)上、下家(麻將述語)的出牌狀況,出奇制勝,凡此種種,都令人難以預測往後結果,問題「專案」還是必須繼續下去,此時,對結果預測的 誤差,以至於專案風險都十分高,恰好和一貫專案初始(initiation)狀況沒有兩樣。

一摸三七索、再卒一九五八認真泡("卒"形容摸牌的動作,"泡"則代表喜出望外的驚呼聲)

到了這個階段,原先不按常理出牌的情況得到了意想不到的效果,就好比當初大膽假設的進度都能順利一一完成,而預估的風險竟然全部沒有發生,如此良辰美景, 專案經理焉能不進一步加緊腳步,期望在最短的時限來完成整個「專案」?而在這樣的情況下,「專案」計劃當然不會輕易改變,而正使用的手段也不會無故修改。

求六索上二索、認真化鬼學、諗起(想起)卡窿一講就嚟(來的意思)、轉手摸一索、等黐(拿到)三索

因為先前的順境,所以就連一些平常不會選用的章法在這裡都放手一搏了,連一般狀況中,不應以一三索來上二索的「特殊技巧」也用上了,而偏偏當事人又幸運地 把該兩張牌(一、三索)摸回。專案經理們回想一下你們釐定的專案進度是否經常樂觀了一點?你大概想只要團隊努力一點,即使進度落後一點也可以追回來吧?! 不過,事與願違,你多半沒有牌局當事人的運氣吧!。這何嘗不是各位在無法滿足過份樂觀的進度預測時,以不同手段(「特殊技巧」)去把進度壓縮,甚或是犧牲 部分產出(/功能),務求在限期前完成專案最低期許。(仙按:如你像局中人那麼好運,相信你還是會把所有產出補回的。)

甩啱七索(按:碰到適合七條者)就叫六九索、求六索有六索、敲崩檯角(桌角都敲壞了)、呢舖真係代表作(此局真是代表作)

到了最後結案階段,順利胡出當然是要答謝神恩!問題是如此奇牌,可謂可遇而不可求,如同專案管理一般,期望專案經理天天紅運當頭,福星高照,使得他/她所負責的專案會如牌局般逆轉乾坤,你認為行得通嗎?

就像老仙過往近二十年的「專案」(仙按:牌局也差不多同齡啦!)生涯,能毫無偏差地完成專案項目可謂絕無僅有,能胡出這樣的牌嘛…哈哈,就是做夢也沒有試過!「專案」之難,可見一斑了。