2009年8月26日星期三

當「豬頭老闆」給你這樣的差事,你會怎麼辦?( 下篇)

沒想到中篇的提問會帶出讀者忖測老仙方案的背後用意,反而未能吸引讀者踴躍發表個人見解,真有點失望。

在未講述老仙那5個小時做了些甚麼前,先說一則小故事:
打從大學階段起,老仙就已經開始不務正業,唸的是「黑手」,最常讀的卻是電腦天文、散文小說、宗教哲學、政治經濟、甚至是禪學…現在嘛,老婆也老在唸老仙八卦,心理血型、掌相星座、就連女性和兒童讀物也不錯過,真的是無藥可救。可是,老仙在時裝雜誌、花生秀上除了看到漂亮美眉外,還可以觀察到明年將會熱爆的色系,有誰知那一天在界面設計、產品包裝甚或展會佈置上,老仙不會比設計師們還要「潮」呢?(註:「潮」即跑在潮流尖端。)

回說老仙的提案:
1. 踏出老闆辦公室的一刻,老仙便召集僅有的三名資深工程師/系統分析師來開會(無他,5時下班,不馬上開會,恐怕會害得他們又要加班了),咨詢一下他們對這樣一個ERP系統的看法。[communication management]
2. 席間工程師們當然提出了很多資源、功能、以至需求不清的問題,但是老仙開的不是「聲討老闆無能」大會,自當用「藍帽子」(註:六頂思考帽的藍色監控功能)讓大家趕快步入正題,查詢每位工程師對ERP的理解有多少、經驗如何、曾經做過甚麼類似的案子、要打做一個他所理解的功能模組大概需時多少…[facilitating workshop, collect requirement]
3. 待所有人充分交換意見後,大體上我方的實力有多少,能做些甚麼,老仙心中有數。如果按此照實回報,價位確實不菲,單是完成工程師們所能理解的功能就得花上超過50萬的預算,以至需時年多。
4. 會議準時5點前結束,交待了老仙大概構想,保證不會讓他們陷入萬劫不復之地後,各人便安心下班了。[team building, team buy in]
5. 會後按所得如常報價並無不可,不過老仙回看兩大頁A4文件,實在不忍就此打住。作為一名專案經理,是不是單從技術出發而不顧市場現況呢?老仙的看法或許和各位不太一樣。
6. 從短短兩頁的文件可以看出這廠家在內地實際上屬於「小山寨」規模,所營運的產品規模也十分小,要她花50萬甚或過百萬投資在一套無形的軟體系統上,根本不可能。再說,就算好願意投資軟體系統,要她等上兩年,也是不切實際的要求。既然老仙的「普通常識」告訴我如此的報價根本行不通,那當然得另謀解決之道。[manage stakeholders expectation, decision making]
7. 這時除了可以找一些老朋友來出謀獻策外,就得翻一翻老仙的「八卦資源回收筒」,喚醒一些久違了的記憶。大陸媒體雜誌上可輕易找到打從三千到三萬不等(更貴的當然也有)又號稱是ERP系統的「東西」,再透過新世代真正專家---互聯網,在網上找出三千元的東東是長得怎麼樣,具備甚麼功能。把可引用的功能和先前討論的成果合併、裁剪、以至刪減,將篩選後的資料整理成老仙版的報價。[collect requirement, procurement, statement of work]
8. 以十萬元的預算來打造一套“三千元多一點點的ERP系統”,確實預留了不少空間。即使真的做不出來,找原供應商修修補補,換個界面商標,也大有可能順利結案。但這也不是萬全之策,所以老仙在報價中最後加上“若客戶需要增加任何本報價單內沒有明列項目,我方會因應要求之複雜程度而追加預算,代客戶確認追加報價後方可落實執行。”(仙按:功能是新增與否,有經驗的項目經理當然心中有數,其中實有很大的商榷餘地。)[contracting]
9. 晚上八時將整理好的報價內容電郵給老闆過目,並預留明早有足夠的修改和討論空間。[negotiation]
至於整個決策過程,老仙考慮的不是客戶或老闆的大腿好不好抱,而是釋出的東西能否達到三贏的局面。然而,客戶最終還是沒有接受我方的報價,但是至少下屬沒有吃黑鍋、老闆沒有不高興、而客戶也沒有不滿意,這已算是老仙能力所及的極限了。

仙按:[]括號內的不都是PMP課程內必授的課題嗎?不少人經常問PMP到底實不實用?依老仙看來,該問的是「自己能活用多少?」