2007年10月11日星期四
專案快失敗了...怎麼辦!
不多久前,大仙到香港最高學府講了一堂專案管理的課,原本只是想混一口飯吃,開宗明義我對云云(不過十數位而已)學子說:「在兩三小時要你們知道專案管理是甚麼已經不容易,更遑論學會它,這根本是不可能,所以…(哈哈!你們不懂與本仙無關。)」不過,席後還是有幾位不懂事的年輕人跑到本尊身前,問了一個問題(唏!本仙還未吃飯呢!),害得本仙多花了半個小時去點化他們。 回想起來,他們的例子本來就是一個社會的縮影,今天的專案團隊,幾乎沒有誰不面對過同樣的事情,只是大家的處理手法有點不一而已,在此拿來我們的對話和大家分享一下,是否受用,各憑造化了。 學生甲:大師,我們的畢業作業出了很大的亂子,現在真的不知道該如何幹下去了,可不可以給我們一些提示。 (本仙心想:糟糕,不要說軟體界流傳以三年為一新世代(Generation-現在大概一年多就會有代溝了),我和他們少說也六、七代代溝,他們的技術我那裡懂,這一次———慘!) 本仙心裡冒汗卻不形於色地說:好說,有什麼問題儘管說出來聽聽,就算我幫不上忙,我認識的朋友說不定也可以幫忙。(哈哈!先立於不敗之地再說。) 學生乙:我們在繳交了專案作業的期中報告後才發現我們選用的技術和方法有點問題,在和其他人商談後,覺得繼續用這樣的技術根本完成不了這個作業。 學生丙接著說:即使現在知道該改用那方面的技術去完成這個項目,但時間只剩下不到半個學期,又要考期末試,我們根本不可能來得及把專案完成..... (好險,不過是這樣的問題而已,看到他們一臉無助的樣子,本仙也不禁起了一丁點惻隱之心。) 「不必那麼擔心,專案延誤是家常便飯,沒有那位專案經理不面對過相同的事情,你們還年青嘛,多吸收一些經驗,辛苦一點趕進度,大概還有辦法補救。」此時,學生乙按捺不住又透露多一點實情出來:我們不只擔心這個,其實整個專案不只我們幾個人在做,原先計劃好分配給每個人的工作都編得好好的,誰知道到要交作業的時候,那些人才斯斯然地告訴我們他們沒有完成,甚至不知道怎樣配合我們繼續做下去。 學生丙憤然道:他們不做也不早說,現在把整件事情丟了出來,好像完全不關他們的事,就像能不能畢業都是我們的責任,..... 學生甲:這樣下去我們根本就不知道怎樣和他們合作下去,去教授處投訴似乎不大好,又沒有什麼証據。這樣的人手,就算原先的技術沒有出錯,我們都絕對不可能把餘下的事情做完,現在真的是束手無策。 好一個社會的縮影,忠忠直直的總是經常吃虧!妨於道義與禮數,我們較不喜歡打小報告。喜歡耍賴的人總是拿他沒辦法,心裡很不爽,但總不能拿自己的一生幸福(畢業、泡妞、賺錢....) 去和他們陪葬呀;事情總是要在窮途末路的時侯才會被揭發出來,除了坐以待斃之外,還能做些什麼?
專案失敗往往牽涉很多因素,不過,幾乎沒有一次不涉及"人為事件"。至於一般校內的項目,已經不必去計算太多人與人之間的利害關係;然而,人的因素還是不可忽略的。「你們不必那麼擔心,成績一天未出來,還是有補救的餘地。你們現在不甘心也沒有用呀!總不能拿對同學的不滿來陷害自己(被當)嘛!你們現在有做什麼補救措施嗎?」 看著他們都變成沉默的小羔羊,老仙只好趕緊打發他們(按:肚子餓囉!):俗語說『一樣米與養百樣人』,現在埋怨也於事無補,現在不是和他們計較的時候,首先你們要有兩手準備。學生甲尷尬地說:我們連一個方法也想不出來。 「這麼說好了,我不清楚你們專案的詳情,不過我倒可以提供一些方法給你們參考看看。首先,你們說沿用的技術不可以繼續使用,這點有待商榷。你們大概不好意思去問你們的教授吧?(看到他們點頭不語本仙就得勢不饒人啦!)是否真的如此,此時應該馬上去找一些專家求証。說真的,一個優秀的軟體工程師,不管用什麼語言,還是能解決絕大部分的問題。假如你們原來的技術真的還可以繼續使用,只要有高人指點,你們大概可以爭取不少時間回來。」 學生丙(吞吞吐吐):即便如此,我軟體寫作的能力很遜,他們分發給我的工作根本做不來。... (老天,又少一人,你不早說.....唉!餓壞老子了,不跟你耗啦。)「其實專案講求分工,不是每個人都要當程式設計師,資料搜集、整理數據、編寫報告都需要專人來做,目前你們最重要的是誠實。成員間必須坦誠相對,你們從前寫的進度報告或許是可以用來騙騙教授(會心一笑吧,哈哈!),但是千萬不要自欺欺人。你們餘下來到底還有多少時間可以幹活,必須認真的算,什麼吃喝玩樂的時間也要認真地算,不要說你24小時都可以拚搏,女朋友一通電話恐怕你們就會花掉不少時間,所以...真正報告必須對自己誠實!」 本仙又對學生丙說:「你既不熟悉編程,此時你便應該馬上開始搜集新技術的應用技巧,疑難要訣等等資料,待得一旦專家給你們的意見也是改用新的技術的話,你就可以馬上將整理好的資料交給同學著手重新設計。而配合你們確實計算出來的可用工時,你們能完成多少事情,應該心裡有數吧!」 他們同聲:「這樣還不是不能完成嗎?」 「哈哈!專案是死的,人才是活的,到了無路可逃的地步,沒有人告訴你們不可以修改專案目標呀!到了這個地步,Project Baseline, Project Scope等等神聖不可侵犯的外衣終究還是要脫下的。既然已經到了無可挽救的地步,顧不了那麼多喇!」 「那樣,我們的分數可能還是會不及格的呀?」 學生們終於閃出重獲新生的目光啊!.....(本仙心想:好吧,就再多送你們一程吧!) 「這樣還不夠喇!除非你們的教授心理有點不平衡,否則,把你們當掉,他要寫的報告也不少呀!你們要立於不敗之地,你們在決定對策時馬上再去找他,把你們慘痛的教訓再加油添醋,然後告訴他你們預計可以完成調整後的專案的時間。重點來了,記得把時間加長一點,如多加一個月吧,要求對方預留這個緩衝期(management reserve)給你們,這樣即使你們再遇上什麼突發事件,還來得及補救。」 「對啊!」..... 笑了吧....哈哈...老仙可以去吃飯了!
「哈哈,我不是叫你們去找專家求教嗎?難道你們不會找你們的導師嗎?」
「會又怎樣?」
「會就是關鍵啦!這展現了你們的誠意,讓他知道你們遇上的難題,也証明你們不是偷懶的學生。沒有一個正常的教授會狠心當掉乖學生的!」
專案經理vs算命師
專案經理這個名堂好像愈來愈響,愈來愈多學生朋友跑來問拿到個什麼什麼認證是不是真的就可以坐享百萬年薪,還有不少優差(按:廣東話,好工作)和獵頭公司在等著你動筆簽約呢?....[我心想:我的天呀!如果真的如此,大師我還會在這裡教你們專案管理課程嗎?!....] 其實,如果我說專案經理和占卜師沒有多大分別,你或許會覺得很訝異;如果我說專案管理根本就是斷估(按:廣東話,單憑猜測的意思。),你一定會說我沒水準。但是,試想想這樣的場景: 一位年輕貌美的女孩因轉了工作環境而跑到算命先生處求他指點迷津,他瞥了她一眼便說:「妳屬鼠,本年得太陽吉星之助,工作上容易遇上男性貴人;不過同時又受到咸池、年煞、晦氣、擎天等凶星影響,表示妳今年易有負面桃花,煩惱事多,招惹小事小非,六親失和,容易意氣用事。凡事要.....」得到高人指點後,少女便泰然而去。 接著街角另一邊廂的高級咖啡館內,有一位畢業沒多久的青年才俊剛被委派負起一項新產品的開發專案,他正向一位專案管理大師取經,大師是這麼說的:「你負責的新項目多半凶多吉少,不是超支就是延誤,更甚者會胎死腹中。本仙勸你.....」及後,青年便誠惶誠恐地按照大師的指點來進行他的專案。 看官們不難發現,我們的大師們原來有著很多共通之處: 1) 他們都專職從事預測仍未發生(未來)的事。 不過大家有沒有認真地想過,為什麼總是有些人可以當大師,而有一些人又總是估得比你我都準確呢?除了運氣之外,他們是不是有著些我們仍未掌握的事或物在背後支持他呢? 除去先知的光環,我們再看看第一個例子: 不管她是否屬鼠,年輕貌美的小姐在新的工作環境怎麼可能不吸引到異性的注意力,既然接觸機會多了,貴人與煩瑣的事自然容易碰到,加上需要適應新工作環境的壓力,妳說不招惹小事小非也難。而家人嘛,從早到晚接到陌生人的來電,女兒甚至可能和他們較為熟悉的男友分開,你說你會有什麼反應。所以嘛,本仙就算沒有堪輿術數的訓練,也可以猜到類似的種種。再看我們的專案經理,如果你有看過以下的統計數字,你不難認同這樣的判斷。 事實上,在專案管理的九大知識範疇(按:如讀者有興趣瞭解箇中玄機,本尊日後定當一一解答。)裡,存在著很多技巧告訴我們該如何去管理一個專案,以先前例子來說,我們的小伙子畢業沒多久便負起新產品的開發任務,本來新人事是較容易產生新思維,對新項目是有利的。不過,在建立團隊(Team Building)的技巧上,他又怎可能一下子掌握,再說「教練」(Coaching)技巧,是否獲得上司們(Stakeholders)的充分授權,獎懲權限,以至公司文化背景、專案歷史教訓 (Enterprise Environmental Factors, Organizational Process Assets)等等,他都所知不多,再加上人性的陰暗面和溝通管理(Communication Management)的障礙,你要他一下子能順利完成專案,恐怕比登天更難。 所以說,大仙與大師終究是有點分別的,『斷估』與推斷還是有著一線之差,要是我們沒有足夠根基,無論我們手上有多少個什麼什麼證書,要順利完成一個專案,恐怕還只得聽天由命罷了。
2) 對要預測的事件來說,他們多半都沒有經歷過。
3) 他們都愛用歷史數據來推斷未來,並沒有事實根據。
4) 他們多半不必為所預測的事負責,又或是他們總會有更多的理由用來卸責。
5) 求助者其實不清楚他們的預測準不準確,不過他們總是像得到了些什麼後安然離開。 你說嘛,我們的大師是不是很好當;辛辛苦苦花錢去考取什麼國際認證有什麼用,到頭來還不是一樣---『斷估』!
(續)際遇
| 其實,IT行業沒有一般人想像得那麼風光,入職時薪酬可能真的比別人高一點,但是,三五年後,親朋好友多半都比你高薪。不過每位IT人都可能有個憧憬,那一天上市集資成功,分到了股票,就是比不上BILL GATE也可一朝致富。面對如此良機,誰不會心動?!不過按老子的習慣,還是幾經掙扎才下了最後的決定。 |
打擊...際遇
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不到一個月的光境,痛失至親、背上至友家人未能償還的債務、沒了事業,即使豁達如我也不能像"莊子妻死,鼓盆而歌"。但是,我又從來沒有擔心過今後的生計如何,債務該如何處理(總不好意思向剛失去兒子老人家追討欠款),畢竟這些年來,也經歷過不少風浪,要讓老仙倒下,可不是件易事。不過,剎那間失去的太多了,再也提不起逐鹿中原的雄心,加上我科網熱心存疑問,故此毅然從科技行業退了來。半失業的狀況維持不久,因為始終要代至友還清債務,故此選擇了開個路邊小攤銷售精品,閒時當電腦導師,為雜誌寫寫稿,日子過得倒輕鬆自在。 |
打擊...
| 離開了台北,先後到過中資和日資企業工作,最後還是選擇了創業,當起個顧問頭銜,單身一人本就無牽無掛,賺多賺少生活也不是問題,但是一個機緣巧合,註定要經歷一生中最沉重的考驗。 |