2009年2月23日星期一

「專案經理」 你夠專業嗎?(二)

又是一條精彩的模擬考題,看倌們不妨試試:

你負責的專案順利完成,老闆十分高興,決定發放一萬(美)元績效獎金,專案小組五位成員中,其中一位成員的參與和貢獻也不多,你認為該如何分配這筆獎金?
1. 五人平均分配
2. 按工作表現分配
3. 授意由團隊自行商討如何分配
4. 問老闆如何分配

怎麼辦?四個答案都沒有錯,現實生活中,我相信因應不同機構的習性會有不一樣的答案。問題是PMP的考題只會有一個標準答案,那該如何選擇?選對了又如何,實戰有用嗎?

不錯,很多朋友都向老仙投訴,考試和現實有點脫節,拿「標準答案」來處事,很多時候都行不通啊!我們不妨拿這條題目驗證一下:

首先,老仙鄭重地告訴你,你多半會選錯答案!
哈哈!對的,九成以上的學生都會選答錯誤。一般來說,PMP的考題有一至兩個答案是明顯地錯誤的,對於這條題目,答案4是比較明顯的,因為老闆交付專案經理的職務你倒過頭來問他如何處理,明顯地是失職的。當然,你說這是投石問路的高明手段,看看他有沒有既定政策也無不可![仙按:如果只是拍馬屁招式,那就更不必說了!]不過,可以肯定的是這不會是一個公開考試的答案。

至於答案1,很多學員也理解這是個不太合適的答案,理由是不公平囉!然而這種最省時省力的方案,往往是很多經理樂於取用的技巧,尤其是處於老仙那個年代的主管!無他,因為我們那個年代,員工相對的比較聽話,不大主動發表意見,也沒有那麼積極去爭取個人權益,主管做的決定,甚少人會「膽敢」挑戰的。事移世易,如今的7、8年級生,真的是什麼話都「勇」於向你表達,對於這樣的「不平等契約」,想瞞天過海恐怕不易。[仙按:儘管你已經告訴全世界分紅是不可以公開給其他人知道…]

待老仙說最多人選擇的答案2也是錯的,每次勢必全場嘩然,按工作表現來分配怎麼可能有錯?!對的,沒有錯,不過「有漏洞」!理由是眾所周知的專案經理不可能全盤理解案子的每一個細節工序,掛一漏萬在所難免,更甚是當一位男經理的小組裡有一位才貌出眾的女成員(反之亦然)時,偏心、分配不均等流言自會不逕而走。(仙按:同理,小組如有高層親屬亦然。)如此一來,這個順理成章的答案便不是這條題目的「標準答案」了。

好了,你會向老仙說別傻啦!要他們自行分配,豈不是各不相讓,爭論不休!最終還不是在所有人都心生不忿下來個平均分配!真的,你很有可能猜對結局是如此的下場。不過,老仙要告訴你一個老美的觀念,讓你明白他們為什麼認為這才是「標準答案」。所謂專業的道德操守,不單是專案經理才需要秉持的;你的團隊成員在你的薰陶下也應該有相同誠信操守。所以,先前所顧慮的爭吵是不應該發生的。其次,比對專案經理,各成員必然更了解每一個項目的細節,成員於工作期間有沒有私下借助他人的力量來完成任務等等,專案經理也不一定會知曉,故此,由他們自行分配,老美覺得這是最合適、最公平不過的了。

最後,讓老仙來看看這個被認為不可行的「標準答案」的可行性吧!老美的想法大家清楚了,至有說對國人是行不通的看法,那得看你有如何去理解中國式的管理哲學了。管理本來就是一門藝術,實際上很難有對錯之分,老仙從來就不敢說別人錯。至於西方依次以「法、理、情」來處理問題,和中國人的「情、理、法」排序是有明顯的出入。不過,老仙認為中國式的管理哲學,情也不可能凌駕於理之上,要管得好,一切必須合理!華人有時候真的很奇怪,對尊重/遵守一紙有法律依據的合約還不如一個口頭的承諾;花數以百萬計去打一場官司,無非是為了取回公道!類似的民族特性老外是很難理解的。所以,針對上述的問題,不管你如何去分配,只要有成員覺的不合理,他/她一定會找你麻煩。要如何讓他們心服口服?你必須有理,並且要讓他們都覺得你很有道理,那麼最理想的做法就是---「讓他們參與其中,並由他們提出最終決策」。那麼,他們就算是分得比別人少,也不會再找你麻煩。要如何來做?當然是看專案經理的招數了,找到一個合適的場合環境,以各個擊破或是小組討論的模式也好,引出第一位成員進行自我檢討,你便成功了一半。其後來個順水推舟,待每位成員在良好的氣氛下闡述了各自的表現和有待改進的空間後,再告訴他們一個大好的消息(分紅),然後請他們自行決定分配(仙按:主管離開現場一會更為理想)的額度,如此一來,要達至雙贏也不是不可能的事。與其說實戰上用不上,倒不如先問一問自己會不會用?

[註:應讀者要求,下回老仙和大家分享一些個案的實戰經歷,真是有血有淚,(僅有的)讀者們請密切期待。……廣告時間完畢!]

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