講授專案管理已有一段日子,回想當年老仙修讀PMP課程的原因十分簡單。只想看看幹了十幾年的管理工作,到底和老外的學問有什麼不同?結果嘛!哈哈..原來老仙真的是管理的料子!
原來找大伙兒出謀獻策叫腦力激盪(Brain Storming)、發個問卷給使用者尋求共識叫Dephi Technique、老仙以為與生俱來的解決問題方法叫MECE(發音為me-see)。
老仙那時候認為既然課程內容都似曾相識,就順便考考證照,而不是以成功考取證照為第一要務。所以每當學員問及PMP理論與實務的問題時,老仙的回覆不外乎:
「教你考證照,簡單!教你專案管理理論與實務,可以!教你當過好PM,難!」
「背了理論去考試,過關!背了理論套實務,死得很慘!」
「老仙沒有什麼至理名言或九陽神功,如果你們硬是要的話,記住這句佛偈,日後或許你會明白箇中玄機『欲知前世因、今天受者是!若問來世果、今天作者是!』。」
用MECE解決問題
就拿老仙經常在課堂上提到不會考的MECE技巧為例,老仙原以為這東西一點也不特別,不必教每個人都應該懂得如何去用!不過著名機構麥肯錫認為這是每一位員工解決問題的必要條件。
所謂的MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive)是「彼此獨立,互無遺漏」。MECE是問題解決過程的一種過程與最終狀態,MECE要求每一問題中的議題 (issue)需要彼此獨立,而且將全部議題累加起來的狀態必需是完整的(亦即不能遺漏任何議題)。
換句話說,MECE的方式是將問題拆解成許多子問題,並重新建構這些議題關係,使相關議題彼此間獨立且完整(也就是其他議題不能再拆解成與先前議題相關,並且無法再增新的議題),而這也是解決問題的重要步驟。
搞不清楚上面這段文字的敘述?正常不過,理論嘛,不讓你覺得高深難明怎麼混得下去。
讓老仙幫你舉一個活生生的例子來說明一下:香港近日因某男議員解僱了一位任職多年的女助理而鬧得滿城風雨,老仙在寫這篇文章時,合法會還在準備開紀律委員會來商討議員是否有過失而需要罷免他。
撇開政治因素,搞到耗用大量公帑「聲討」議員是否有過失,在老仙眼裡,是一筆糊塗賬!為什麼這樣說,看看下圖:
雖然外界獲得的訊息不多,但無礙於判別是非曲直,也犯不著勞民傷財。
將理論用至實務
解僱下屬,離不開合理解僱與無理解僱(這是MECE拆解子問題的100%原則),從合理原因去理解,女助理遭解聘可能是因為其疏忽職守、能力欠佳、嚴重犯錯、甚或是機構裁員重組等等;但從議員已發表的言論來看,女助理工作表現良好、機構並無裁員之需要、更甚者議員還額外提供了補償給當事人等等…相信大家已發現合理解僱的可能性幾近乎零。
接著看看無理解僱這一欄,諸如其他不可說理由、歧視(性別、宗教、年齡、種族…)、以至性騷擾等等原因,外人無從取得詳盡資料。但「追求不遂」這一項則凸顯出男議員誠信出現問題,如其在多次追問下才說出曾向女助理表示好感。
另人覺得十分奇怪的是,一名男性在沒有特殊理由的情況下向一位女士說出對她有好感,「但又不是表達追求她」,讀者們,你能理解嗎?不過,最重要的還是「要保持頭腦清醒,不要被枝節模糊焦點所在。」
議員是性騷擾也好、是追求不遂也罷,又或是其他原因,老仙又不愛八卦別人的私隱,知道得多一點和少一點難道解僱就會變得合理一點?在老仙眼裡,一位誠信出了錯,且行事管理有問題(無理解僱)的議員,不引咎辭職是他個人的價值取向,但平白無故的要花納稅人一大筆錢去研究「他如何犯錯、是否值得原諒(/罷免)」,那真的寃哉枉也!
讓我們再一起看看議員黨友是如何維護他:議員前後聲明不一明顯是犯了錯,但這是否和公務有關,需不需請辭又是另外一回事。
MECE作為解決問題的一種方法是很有效的,不過焦點千萬不要被模糊掉!難道議員犯錯一定要和公務有關嗎?犯錯既然已經是再明顯不過的事實,為什麼還搞一堆名堂出來維護友好呢?
只要MECE的論斷正確且並無遺漏,調查錯誤與否已經沒有必要了,剩下的只是「人的價值觀問題」。
該如何衡量「偶一犯錯」與「多年公職」的衝突,相信這就不再是單一技巧能解決的問題了,答案也勢必莫衷一是,但是MECE作為一個協助你解決問題的工具,只要你頭腦清晰,不被枝節蒙蔽,它確是一套簡單好用的「理論」。